GDPR och mänskliga misstag – en risk för verksamheter

Ditt företag förbereder inför implementeringen av General Data Protection Regulation (GDPR) genom att ändra sina säkerhetspolicyer och rutiner i vinter, och som chef för en avdelning i en stor organisation är du nervös.

Eftersom du arbetar på ett företag i den privata sektorn har de anställda på din avdelning aldrig behövt anmäla informationsintrång tidigare. Nu måste dock hela din personal veta hur man upptäcker ett dataintrång och måste veta hur man rapporterar det.

Insatserna är höga; den 25 maj 2018 måste ditt företag anmäla alla dataintrång till rätt myndighet inom 72 timmar av någon på din avdelning som upptäcker intrånget och måste omedelbart meddela alla individer vars data har äventyrats.

Om de sakerna inte görs kan hela organisationen få böter upp till 20 miljoner euro, eller 4 procent av den globala omsättningen, vilket som är störst. Och det är bara en stor politisk förändring. Nya förändringar kommer ner från C-suiten varje vecka, verkar det som. Hur säkerställer du att din personal följer reglerna? Du mailar dem om varje förändring, men du misstänker att de inte läser dina meddelanden.

Mänskliga fel, informationsöverbelastning och GDPR

Mänskliga fel är en av de största riskerna som företag står inför när det gäller efterlevnad av GDPR. Medan många av de ändringar som föreskrivs av GDPR, såsom kryptering, kommer att automatiseras, kräver andra viktiga delar av förordningen att anställda utbildas.

Personalen måste läsa, förstå och tillämpa informationen i varje internt meddelande de får om samtycke och registrerades rättigheter.

Men hur ser du till att 100 procent av de anställda ser, öppnar och kommer ihåg 100 procent av informationen de skickas om GDPR och säkerhet? Dina anställda läser förmodligen inte all intern kommunikation som skickas till dem; de överväldigas av e-post som det är. Den genomsnittliga anställde ägnar 28 procent av sin arbetsvecka åt att hantera e-post, och de tenderar att prioritera extern e-post; enligt APPrise, 30 procent av de anställda struntar i intern kommunikation.

Det är farligt för företag som sprider GDPR-information via e-post; även om de flesta av dina anställda öppnar och läser dina efterlevnadsrelaterade meddelanden, krävs det bara att en eller två anställda ignorerar ett meddelande om korrekt rapporteringsprotokoll för att utsätta en hel organisation för risker.

Förmedla ditt budskap till alla

Så hur ser du till att viktiga uppdateringar läses av alla? Utnyttja kraften i konversationen. Chatbots och samarbetsplattformar låter dig mäta läshastigheter och leverera viktig information direkt till varje anställd. En chatbot kan också leverera påminnelser till anställda som inte har läst viktig information.