Din bedrift forbereder implementeringen av General Data Protection Regulation (GDPR) ved å endre sikkerhetspolicyer og prosedyrer denne vinteren, og som leder for en avdeling i en stor organisasjon er du nervøs.
Fordi du jobber i en bedrift i privat sektor, har de ansatte i din avdeling aldri måttet rapportere informasjonsbrudd før. Nå må imidlertid hele personalet vite hvordan de oppdager et datainnbrudd og må vite hvordan de rapporterer det.
Innsatsen er høy; kommer 25. mai 2018, må din bedrift rapportere alle datainnbrudd til riktig myndighet innen 72 timer av noen i din avdeling som legger merke til bruddet, og må umiddelbart varsle alle personer hvis data er blitt kompromittert.
Hvis de tingene ikke blir gjort, kan hele organisasjonen bli bøtelagt opptil 20 millioner euro, eller 4 prosent av den globale omsetningen, avhengig av hva som er størst. Og det er bare en stor politisk endring. Nye endringer kommer ned fra C-suiten hver uke, ser det ut til. Hvordan sørger du for at personalet overholder kravene? Du sender dem en e-post om hver endring, men du mistenker at de ikke leser meldingene dine.
Menneskelige feil, informasjonsoverbelastning og GDPR
Menneskelige feil er en av de største risikoene bedrifter står overfor når det gjelder etterlevelse av GDPR. Mens mange av endringene som er pålagt av GDPR, som kryptering, vil bli automatisert, krever andre viktige deler av forskriften at ansatte er opplært.
Ansatte må lese, forstå og bruke informasjonen i hver interne melding de mottar om samtykke og registrerte rettigheter.
Men hvordan sørger du for at 100 prosent av ansatte ser, åpner og husker 100 prosent av informasjonen de får tilsendt om GDPR og sikkerhet? Dine ansatte leser sannsynligvis ikke all intern kommunikasjon som sendes til dem; de blir overveldet av e-post som det er. Gjennomsnittlig ansatt bruker 28 prosent av arbeidsuken på å administrere e-post, og de har en tendens til å prioritere ekstern e-post; ifølge APPrise, 30 prosent av de ansatte ignorerer intern kommunikasjon.
Det er farlig for selskaper som sprer GDPR-informasjon via e-post; selv om de fleste av medarbeiderne åpner og leser overholdelsesrelaterte meldinger, tar det bare én eller to ansatte som ignorerer en melding om riktig rapporteringsprotokoll for å sette en hel organisasjon i fare.
Formidle budskapet ditt til alle
Så hvordan sørger du for at viktige oppdateringer blir lest av alle? Utnytt kraften i samtalen. Chatbots og samarbeidende arbeidsplattformer lar deg måle lesehastigheter og levere viktig informasjon direkte til hver ansatt. En chatbot kan også levere påminnelser til ansatte som ikke har lest viktig informasjon.
Sørg for at alle ansatte får beskjeden
Preppios automatiserte meldingstjenester leverer kritisk samsvarsinnhold med lesesporing og oppfølging – slik at ingen ansatte faller gjennom sprekkene.
Microsoft Teams