Låt oss säga att du är med i personalteamet eller är chef för en avdelning.
Och det har skett en viktig förändring i företagets policy.
Det är viktigt att alla dina anställda känner till den här förändringen eftersom det kommer att påverka hur de utför sina jobb, så du gör vad vilken samvetsgrann chef som helst skulle göra.
Du stannar på jobbet sent en kväll, skriver ett långt e-postmeddelande med information om policyändringen och skickar det till hela teamet.
Sedan går du hem, nöjd med att alla har blivit uppdaterade. Men är de det?
"Senast nästa dag har du bara fått ett fåtal \"okej\" eller \"har det!\"-svar från ditt team och några av dina anställda gör uppenbarligen fortfarande sina jobb på det gamla sättet, utan att ta hänsyn till policyändringen."
Anställda svarar inte på mejl
Du förstår att det tar ett tag att ändra vanor, men du misstänker att vissa medarbetare inte har läst ditt meddelande alls.
Sanningen är att åtminstone en tredjedel av de anställda förmodligen inte gjorde det. Än mindre bekräfta eller svara på ditt mejl.
Självklart kan du inte tvinga någon att läsa dina mejl. Och även om du kunde, kanske det inte är den bästa användningen av din eller deras tid.
Men det finns några saker du kan göra för att se till att dina meddelanden ses och läses av de personer som behöver se dem. I det här inlägget kommer vi att titta på anledningarna till att dina anställda inte läser dina e-postmeddelanden. Plus några idéer och taktiker för att få anställda att läsa e-postmeddelanden, meddelanden och kommunikation från HR.
Varför dina anställda inte läser dina e-postmeddelanden
Bytekostnader för e-post
Det tar anställda i genomsnitt 23 minuter att återgå till en uppgift efter att ha blivit avbruten av ett e-postmeddelande. Och när de försöker fokusera på en uppgift, säger 62 % av de anställda att e-post är deras största distraktion.
Det är därför inte konstigt att dina anställda kanske inte läser dina e-postmeddelanden. Men det finns andra skäl också.
Ignorera mejl på arbetsplatsen
Anställda är begravda under en lavin av e-post. Tänk på följande statistik:
- Enligt en undersökning gjord av APPrise erkänner 30 procent av de anställda att de inte läser mejl från sina arbetsgivare.
- En undersökning av PoliteMail av 56 miljoner interna e-postmeddelanden visade att även om 77 procent av de anställda öppnade interna e-postmeddelanden, läste 37 procent av mottagarna dessa meddelanden och bara 24 procent klickade sig fram för att se länkar eller bilder.
- Under 2017 skickar och tar företagsanvändare cirka 120 e-postmeddelanden varje dag, enligt en rapport från Radicati Group.
De vet inte vad som är viktigt och vad som inte är det. Så nej, du inbillar dig det inte. Anställda öppnar verkligen inte din e-post. För att vara rättvis mot ditt team finns det många anledningar till att de inte engagerar sig i intern kommunikation.
Många anställda ignorerar meddelanden
"Dagens anställda är överväldigade av sin e-post. McKinsey Global Institute fann att \"den genomsnittliga arbetaren tillbringar 13 timmar - uppskattningsvis 28 procent av sin arbetsvecka - på att hantera sin e-post.\""
Avbrotten som genereras av dessa e-postmeddelanden kan vara frustrerande, enligt Information Overload Research Group (IORG): om en kunskapsarbetare avbryts på jobbet tar det 10 till 20 gånger avbrottet att återhämta sig och återgå till sin tidigare uppgift.
Tjugoåtta procent av arbetsdagen, säger IORG, äts upp av informationsöverbelastning.
Inför all den e-posten kanske inte arbetare som står inför projektdeadlines, säljförfrågningar, missnöjda kunder eller andra brådskande e-postmeddelanden prioriterar företagsmeddelanden.
När de får ett meddelande från företaget – möjligen ett långt textblock som är svårt att skanna, eller ett med en oinformativ ämnesrad, eller ett torrt e-postmeddelande om något som efterlevnadsträning – kan en upptagen arbetare helt enkelt passera det e-postmeddelandet till förmån för e-post som måste behandlas just nu.
"\"Jag läser det senare," kanske de tänker. Eller så kanske de bara väljer att ignorera meddelandet helt, förutsatt att en chef kommer att följa upp det personligen eller i ett annat e-postmeddelande.
Hur man får anställda att läsa e-postmeddelanden
Även om det kan vara förståeligt att anställda inte spenderar tid på dina e-postmeddelanden, är det fortfarande dåliga nyheter för ditt företag.
Dina anställda kan inte göra sitt jobb bra om de inte är medvetna om en uppdaterad policy eller förordning.
Det här problemet är tillräckligt illa i traditionella tegel- och murbrukskontor, där chefer kan gå fram till ett skrivbord och fråga en personal om de har läst ett e-postmeddelande, men det är värre för företag med distanspersonal. Kommunikation är livsnerven för avlägsna team och om en del av dessa kommunikationer inte läses lider hela teamet.
När en anställd ignorerar dina e-postmeddelanden
Olästa och ignorerade kommunikationer är ett symptom på oengagerad arbetskraft.
Gallups senaste rapport State of the American Workplace visar att endast 33 procent av de anställda är engagerade i arbetet.
Det är ett upprörande antal, men ännu värre, bara 6 av 10 anställda vet vad deras chefer förväntar sig av dem.
Det är ett bevis på ett kommunikationsavbrott på jobbet.
Engagerade medarbetare är glada medarbetare, och ju gladare de är desto mer produktiva blir de: de dyker upp på jobbet oftare, har färre säkerhetsincidenter, är bättre på att hjälpa kunder och företagets resultat tickar uppåt.
Det är viktigt att notera att engagemang inte bara handlar om lycka. Det handlar också om att möta de anställdas behov på jobbet: se till att de vet vad företaget förväntar sig att de ska göra och att ha verktygen för att göra det.
Här är rubbet: du kanske redan tillhandahåller den informationen. Du kanske mailar dem hela tiden. Hur kan du engagera dina anställda om de helt enkelt inte öppnar din e-post? Lyckligtvis finns det några saker du kan göra för att få ut dina meddelanden till hela teamet.
Hur man adresserar anställda som inte läser e-postmeddelanden
1. Ta reda på vem som läser dina meddelanden.
"Ditt företag mäter nästan säkert läshastigheter på extern marknadsförings-e-post till potentiella kunder, men mäter du din företagskommunikation? Förmodligen inte; väldigt få företag kontrollerar läshastigheter för intern e-post. Att använda ett verktyg som låter dig mäta öppningsfrekvenser för din e-post är en bra början. Som managementexperten Peter Drucker har blivit krediterad med att säga," du kan inte hantera det du inte mäter.\"
2. Berör ditt lag ofta.
Om du är som de flesta chefer följer du redan upp ditt team och skickar allt mer irriterande meddelanden för att få dina anställda att läsa din ursprungliga e-post. Det är förmodligen inte den typen av chef du vill vara, och du kommer sannolikt inte att få de resultat du vill ha.
Gallup föreslår ett annat tillvägagångssätt. Enligt rapporten State of the Workplace svarar arbetare bra när deras chef fungerar som coach. Gallup föreslår att chefer kollar in ofta med teammedlemmar, har snabba personliga samtal för att få dem att komma igång, se till att de har allt de behöver och för att kolla in deras framsteg i arbetet.
Detta tillvägagångssätt kan representera en betydande förändring i din ledningsstil, men det är värt att göra. Anställda, oavsett hur oengagerade de kan verka, är hungriga på den här typen av samtal: Gallup fann att de flesta anställda vill att deras chefer ska prata med dem mer.
3. Dra ner på e-post.
Om dina anställda inte läser din e-post, kanske det är dags att minska antalet e-postmeddelanden de får, åtminstone från dig.
Oavsett hur bra chef du är, kommer kulturen kring arbetsmail att bli svår att förändra. Ditt team är upptaget och de är redan begravda under många e-postmeddelanden.
Istället för att stressa dina anställda med mer e-post än de kan läsa, varför inte leverera din information på annat sätt? Om du använder ett coachande tillvägagångssätt kan du leverera information ansikte mot ansikte, men om det inte är möjligt för dig finns det många affärskommunikationsverktyg som inte är e-post: Slack, Workplace by Facebook, Sharepoint eller ditt företags intranät.
Hur får jag anställda att svara på mina e-postmeddelanden?
Om du är ansvarig för företagets kommunikation är ditt arbete inte avslutat efter att du skrivit ett e-postmeddelande och tryckt på skicka.
En chefs jobb är inte bara att skicka information till ett team; det är för att se till att de läser, förstår och lär sig den informationen så att de kan tillämpa den på sitt eget arbete.
Och faktum är att ditt e-postmeddelande, oavsett hur välskrivet det är, kan ignoreras av upp till hälften av ditt team.
Långa, tråkiga e-postmeddelanden läses inte. Meddelanden som skickas när personalen är i tänderna av ett stressigt projekt kommer sannolikt att ignoreras. Informationen i ett e-postmeddelande utan bilder eller videor kan skummas snarare än absorberas.
Få anställda att svara på dina e-postmeddelanden genom att göra följande:
- Håll det kort
- Kom snabbt till saken genom att börja med den viktigaste informationen
- Håll dig till de mest brådskande punkterna
- Var konverserande – vilka ord skulle du använda för att kommunicera detta personligen?
- "Använd formatering (d.v.s. \"fet\", kursiv stil, annan färg) för betoning"
- "Inkludera en \"uppmaning\" - folk är mer benägna att svara om du ber dem att göra det"
- Använd emojis med omtanke
- Skapa en känsla av brådska – förfallodatum eller begränsade alternativ
- Bcc dig själv på massmejl
- Inkludera endast viktiga mottagare
- Använd en ämnesrad som väcker uppmärksamhet
- Motstå lusten att skicka bilagor
- Nuförtiden är vi vana vid att få vår information i korta ljudbitar och vi föredrar visuella hjälpmedel framför långa texter.
- Redigera hänsynslöst; varje mening ska flytta meddelandet framåt
- Använd punktlistor istället för stycken när det är möjligt
Nej, dina anställda läser inte din e-post, men låt oss vara ärliga: den traditionella arbetsmailen är inte tillräckligt bra längre. Företag som vill ha en välinformerad, engagerad, produktiv arbetsstyrka måste förbättra sitt kommunikationsspel innan de ser läsfrekvensen stiga.
Interna HR-meddelanden Exempelmallar för e-post
Att skapa e-postmeddelanden för att få anställda att läsa dina interna meddelanden behöver inte vara svårt. Här är några mallexempel som du kan använda för att komma igång:
"1. E-posten \"What's In It For Them\"
Ämnesrad: Vad är det för dig?
Hej där! Jag vet att ni alla är upptagna och bombarderade med mejl varje dag. Så jag ska göra det här snabbt och rakt på sak. Vårt företag ändrar/uppdaterar XYZ policy/procedur, och jag ville berätta för dig hur det kommer att påverka dig.
Här är vad du behöver veta:
- Det här är förändringen vi gör (förklara kort)
- Det är därför förändringen sker (t.ex. krävs det enligt lag, det kommer att spara företaget pengar, etc.)
- Så här kommer ändringen att påverka dig specifikt (t.ex. du måste skicka in dokumentation i ett annat format, behörighetskraven har ändrats, etc.)
Bra! Nu när du vet varför den här förändringen sker och hur den kommer att påverka dig, uppmuntrar jag dig att ägna några minuter åt att läsa hela vårt e-postmeddelande. Vi har försökt göra det så tydligt och kortfattat som möjligt, men om du har några frågor, tveka inte att kontakta din HR-representant. Tack för att du tog dig tid att läsa detta, och jag hoppas att du får en bra dag! Med vänlig hälsning, ditt HR-team
"2. E-postmeddelandet \"Vi är här för att hjälpa\"
Ämnesrad: Har du problem med vår nya policy? Vi är här för att hjälpa dig!
Hej alla, jag vet att det har varit mycket förvirring om vår nya närvaropolicy. Jag vill låta dig veta att vi är här för att hjälpa dig! Vårt HR-team är tillgängligt för att svara på alla frågor du kan ha om policyändringen. Vi förstår att detta är en stor justering, och vi vill se till att alla är på samma sida. Så vänligen kontakta oss om du har några funderingar över hur förändringar kommer att påverka dig. Vi finns här för att hjälpa dig med alla frågor. Bra! Nu när du vet varför den här förändringen sker och hur den kommer att påverka dig, uppmuntrar jag dig att ägna några minuter åt att läsa hela vårt e-postmeddelande. Vi har försökt göra det så tydligt och kortfattat som möjligt, men om du har några frågor, tveka inte att kontakta din HR-representant. Tack för att du tog dig tid att läsa detta, och jag hoppas att du får en bra dag! Med vänlig hälsning, ditt HR-team
"3. E-postmeddelandet \"Detta är viktigt\"
Ämnesrad: Detta är viktigt: läs vårt senaste e-postmeddelande
Hej alla, jag är ledsen att jag bombarderar er med ytterligare ett e-postmeddelande, men det här är viktigt. Vi har precis skickat ut ett meddelande som innehåller viktig information om de kommande förändringarna inom hälsovården och hur de kommer att påverka dina förmåner. Jag vet att ni alla är upptagna, men det är viktigt att ni tar några minuter att läsa igenom mejlet och se till att ni förstår allt. Dessa förändringar kommer att påverka var och en av oss på olika sätt, och vi måste vara förberedda. Om du har några frågor, tveka inte att kontakta din HR-representant. Vi är här för att hjälpa till. Bra! Nu när du vet varför den här förändringen sker och hur den kommer att påverka dig, uppmuntrar jag dig att ägna några minuter åt att läsa hela vårt e-postmeddelande. Vi har försökt göra det så tydligt och kortfattat som möjligt, men om du har några frågor, tveka inte att kontakta din HR-representant. Tack för att du tog dig tid att läsa detta, och jag hoppas att du får en bra dag! Med vänlig hälsning, ditt HR-team
Slutsats
Om du vill att dina anställda ska läsa dina HR-mejl måste du se till att innehållet är relevant och riktat till deras behov.
Prova att använda olika kanaler som Slack/Teams, eller till och med videomeddelanden, för att få fram ditt budskap. Eller till och med SMS och Whatsapp.
Och slutligen, glöm inte att hålla kommunikationslinjerna öppna genom att uppmuntra anställda att ställa frågor och ge dem de resurser de behöver för att hitta svar. Om du använder tipsen i det här inlägget kommer du att vara på god väg att öka medarbetarnas engagemang och se till att din HR-kommunikation läses och förstås. Tack för att du läste!
Gå bortom e-post
SMS och multi-channel onboarding säkerställer att ditt meddelande faktiskt ses och åtgärdas.
Microsoft Teams