Vad kostar det när medarbetare inte får informationen de behöver?

Kostnaderna för en anställd som inte är i slingan kan vara höga, så hur kan du få alla i samklang?

Nästan alla chefer kan relatera: du har ett team av anställda. Några av dem är stjärnor: de gör sitt jobb bra, deras mål är i linje med avdelningens och de är på toppen av intern kommunikation. De läser alla memo och e-postmeddelanden, och de behöver inte tjatas om nya policyer, obligatorisk utbildning eller möten. De gör sina chefers jobb lätta och ledningen älskar dem för det: vem skulle inte älska en pålitlig anställd som är i slingan?

Det finns bara ett problem med superstjärnanställda: de är ett symptom på felaktig anpassning inom ditt team.

Om du har så märkbart engagerade teammedlemmar, betyder det att vissa – förmodligen de flesta – av ditt team inte är engagerade. Dessa teammedlemmar saknar intern kommunikation. De läser inte varje memo. De måste påminnas om nya policyer och procedurer. Det finns en tredje grupp anställda också, som en chef kan vara rädd för att följa upp eftersom dessa teammedlemmar är aktivt oengagerade - eller för att uttrycka det tydligt, de hatar sina jobb, har ett dåligt inflytande på sina kollegor och kan till och med medvetet ignorera intern kommunikation.

Om så är fallet i ditt lag har du ett problem. Om inte alla teammedlemmar läser uppdateringar och intern kommunikation, är ditt team felinriktat. Och om ditt team inte är på samma sida kan det kosta dig och ditt företag både tid och pengar.

Kostnaden för ett team som inte är synkroniserat

Enligt Gallups senaste rapport om State of the American Workplace är två tredjedelar av den amerikanska arbetskraften inte engagerade i arbetet; 16 procent är aktivt oengagerade och 51 procent bara hänger med. Ännu mer talande: 6 av 10 anställda vet vad deras chefer förväntar sig av dem varje dag på jobbet. Det är ett tecken på allvarliga felställningar på arbetsplatsen.

Brist på engagemang och den felinriktning det orsakar tar hårt på ett team, såväl som på hela organisationen. Enligt Salesforce tror 97 procent av företagsledarna att bristen på anpassning i teamen påverkar projektet som dessa team arbetar med. Mycket av det har att göra med oengagerade anställda – Gallup uppskattar att anställda som ogillar sina jobb kostar USA mellan 483 miljarder och 605 miljarder dollar varje år.

Enligt Gallup och The Stephen J.R. Smith School of Business vid Queen's University led organisationer med lågt engagemang 18 procent lägre produktivitet och 16 procent lägre lönsamhet. Sådana organisationer hade också fler olyckor, fler fel och producerade fler defekter.

Olyckor och fel är tecken på att anställda kanske inte uppmärksammar intern kommunikation och inte vet vad som förväntas av dem på jobbet. Faktum är att det har visat sig att brist på effektiv kommunikation bidrar till en oengagerad arbetskraft. Salesforces studie fann att 86 procent av chefer, anställda och utbildare tror att ineffektiv kommunikation är en bidragande faktor till misslyckanden på arbetsplatsen.

Det är också frågan om förlorad tid. I en studie från 2014 fann Siemens att ett företag med bara 100 anställda lägger i genomsnitt 17 timmar i veckan på att förtydliga kommunikationen. Den siffran är nästan säker på att vara högre för stora företag, av vilka några kan ha team som är större än 100 personer.

Anställda hatar att lämnas utanför kretsen

Vad får en anställd att hata ett jobb? Brist på kommunikation är en stor bidragande faktor — när en anställd tar ett jobb på ett företag vill de vara en del av ett team. Detta gäller särskilt millennials, som ofta söker arbete på företag med uppdrag som matchar deras personliga övertygelse, och som enligt The Intelligence Group skulle offra en stor lön för att arbeta på ett jobb de älskar.

Men oavsett hur mycket de älskar sina jobb när de anställs, när anställda känner sig utanför kretsen, kan de bli förbittrade. Enligt forskning från CEB (nu Gartner) föder dålig intern kommunikation missnöje; i en studie steg oredligheten i arbetet med 42 procent när företag inte berättade för sina anställda om viktiga organisatoriska förändringar. En annan studie från University of Ottawa visade att det var mer psykiskt skadligt för anställda att bli ignorerad än att bli trakasserad. Anställda som känner att de är osynliga tenderade att söka andra jobb.

Att lämna en anställd utanför kretsen sker inte ofta medvetet; åtminstone inte först. Människor blir av misstag utelämnade av massmejl, anställda är sjuka dagen för en viktig uppdatering, chefer glömmer att checka in, anställda kan missa ett eller två mejl – alla de där små sakerna snöbollar, och blir ett team med ojämn kunskap och anställda som känner sig främmande och inte är motiverade att hitta den kunskap de missat.

Det kan bli en självständig cykel: engagerade teammedlemmar kommer att söka efter uppdateringar de missat, chefer kan hitta skäl att inte följa upp med fientliga, arga medarbetare.

Ett team med en sådan informationslucka kan inte prestera bra, men det finns sätt som chefer kan minska gapet.

Få alla i linje

Att anpassa ett team med en kunskapslucka kan verka som en omöjlig uppgift för teamledare. Chefer kanske tror att de redan gör allt de kan för att informera och utbilda varje medlem i deras team. Det kan tyckas ännu svårare för ledare i stora organisationer att få fart på varje gruppmedlem; en organisation med 100 000 anställda har många fler oinformerade, oengagerade medarbetare att brottas med, till exempel. (Om 16 procent av arbetarna är oengagerade måste företaget nå ut till 16 000 anställda som hatar sina jobb.) Stora företag är också mindre smidiga än mindre företag. De är ofta långsamma att förändras, och det kan vara svårt för dem att ändra sina kommunikationsstrategier.

Teamledare kanske inte kan genomföra genomgripande företagsomfattande förändringar, men de har makten att starta processen att få alla på samma sida. Här är några enkla saker som ledare kan göra för att ta itu med kunskapsklyftan mellan gruppmedlemmarna.

Mät resultat

Chefer kanske tror att de vet vem som läser intern kommunikation - de mest engagerade medarbetarna, eller hur? Men här är grejen: chefer vet inte vem som läser dessa meddelanden förrän de faktiskt vet. För att ta reda på det med säkerhet bör chefer använda ett kommunikationsverktyg som låter dem se och mäta sitt teams öppet- och läshastigheter för e-post och andra former av kommunikation.

Om deras företag redan använder sociala företagsnätverk som Workplace by Facebook, Slack eller Yammer, kan de använda analyser i verktyget för att kontrollera vem som har sett viktiga uppdateringar, men chefer kanske vill använda ett mer robust verktyg – ett som kräver att anställda bekräftar att de har läst ett meddelande, till exempel. Du kan trots allt inte hantera det du inte mäter.

Följ upp

När en chef vet vem som har sett ett meddelande och vem som inte har det vet de vem som specifikt behöver följas upp med. Om en anställd inte har sett ett meddelande, eller har sett det och inte öppnat det, är det dags för ett uppföljningsmeddelande. Det kan faktiskt vara dags för en personlig chatt.

Incheckning

Ingen vill hata sitt jobb, och ingen gillar att lämnas utanför viktiga arbetskommunikationer. Studier från en mängd olika källor tyder på att anställda vill att deras chefer ska prata med dem. Gallup föreslår att ledare ökar engagemanget i sina team genom att anta ett coachande tillvägagångssätt. Istället för att tala om för anställda vad de ska göra, kollar chefer in med anställda, ser till att de vet vad som förväntas av dem och frågar om de anställda har allt de behöver för att göra sitt jobb bra.

Dessa chefer frågar också anställda om deras långsiktiga karriärmål och hur organisationen kan stödja dessa mål. När en chef sätter sig ner för att prata med en anställd känner den arbetaren att företaget bryr sig om dem.

Prata med de minst engagerade teammedlemmarna först

En chef som vill anta ett coachande förhållningssätt till ledningen kan lockas att prata med teamets superstjärnanställda först. De är trots allt engagerade, de är informerade, de är trevliga att arbeta med. Att prata med dem om sina karriärmål kan verka som att det direkt gynnar teamet eftersom de anställda är mindre benägna att leta efter ett jobb utanför företaget. Att prata med teamets bästa medarbetare först gör dock ingenting för att täppa till kunskapsklyftan mellan teammedlemmarna. En chef som mäter läshastigheter på intern kommunikation har en färdplan när det gäller att coacha anställda: de teammedlemmar som inte svarar på uppdateringar, som inte öppnar meddelanden eller ens ser dem måste pratas med först. Även om du misstänker att de letar efter ett nytt jobb på företagets tid. Chefer måste sätta sig ner med de anställda, få dem i farten, se till att de vet vad de ska göra på jobbet och ta reda på vad de behöver för att fungera bra. Och även om de letar efter ett nytt jobb måste chefer också prata med de anställda om deras karriärmål.

För att ett team ska fungera som en väloljad maskin måste alla ha tillgång till relevant information. Om chefer kan hålla alla i loopen, kommer det inte att finnas fler stjärnanställda, eftersom varje teammedlem kommer att vara en stjärna.