Lär av Microsoft: mall för en välkomstguide till nyanställda

Microsofts forskning om medarbetarupplevelsen är värd att ta del av. Därför har vi skapat en välkomstguide utifrån företagets beprövade onboardingmetoder. Hämta mallen och följ vår stegvisa guide för att anpassa den.

Anpassa en välkomstguide för företaget för onboarding

"Det finns två delar av den här processen. Den första är att anpassa en mall för din organisation och dess introduktionsprocess i allmänhet. Betrakta det som det \"evergreen\" innehållet – information som förblir ganska konsekvent över tid. Den andra delen av processen är att instruera chefer om hur man kan individualisera mallen för varje nyanställning."

Del 1: Anpassa mallen för nyanställda till organisationen

Öppna först presentationsmallen för nyanställda och ta några minuter att titta igenom den. Notera vad som är relevant för din organisation och vad som bör tas bort eller ändras. Målet är att skapa en mall för din organisation som i stort sett är densamma för alla nyanställda oavsett avdelning eller roll. Individualisering kommer att behövas, men att minimera det som måste revideras konsekvent kommer att spara tid och stress för chefer. Följ dessa steg:

1. Style det för ditt företag

Gör stiländringar för att spegla ditt företags varumärke. Inkludera företagsfärger, logotyper, typsnitt och teman. Se till att inkludera bilder på företaget och människorna.

2. Se över introduktionsavsnittet i introduktionsguiden

”Introduktionen hjälper nyanställda att lära känna företaget, kollegorna och sin egen roll. Microsofts forskning visar att medarbetare som känner samhörighet med sitt team är mer motiverade i arbetet.”

Medarbetarna är också mer självsäkra när de har klarhet i sina roller och förväntningar. Följande är grunderna som alltid bör inkluderas i en välkomstguide för onboarding:

Introduktion till företaget

• En kort berättelse om företaget i ett visuellt format som en tidslinje. Foton är en extra bonus.
• Mission och värderingar.
• Företagets mål.

Introduktion till folket

• En översikt över avdelningar.
• Chefen ansvarar för att anpassa sidorna om den nyanställdas närmaste team och introduktionsfadder.
• Introduktion till rollen. Förutom att designa sidan kommer detaljerna att lämnas till chefen att individualisera.

3. Revidera avsnittet om ombordstigningsplanen i välkomstguiden

Detta är en chans att ge den nyanställde en uppfattning om vad som väntar. Detta minskar stressen och väcker spänning inför vad som komma skall.

• Navigeringssystem och verktyg första dagen.
• Introduktionschecklista med åtgärder som alla nyanställda måste fylla i.
• En tvåveckorsutsikt skapad av chefen.

4. Revidera avsnittet Kontakter och resurser i välkomstguiden

Att känna sig vilsen bland människor man inte känner är en av de svåraste upplevelserna under onboardingen. Hjälp nyanställda att känna sig tryggare genom att visa vem de kan kontakta för hjälp och stöd.

• Inkludera nyckelkontakter som Human Resources och teknisk support.
• "Inkludera en \"vem man ska ringa för vad\"-katalog"

Del två: Coacha chefer för att individualisera presentationen för nyanställda

"Enligt Microsoft är \"hemligheten bakom en framgångsrik onboarding-upplevelse en hög grad av koppling till chefen.\""

Om detaljer bakom scenen delegeras till chefens supportteam – det är bra. Men chefen bör leverera den till den nyanställde med personlig uppmuntran och stöd.

Anpassa välkomstguiden för nyanställda

Det kan verka självförklarande att individualisera vilken sida som helst som diskuterar medarbetaren eller dennes roll. Men chefer är notoriskt utbrända och överväldigade. Gör det enklare genom att förtydliga exakt vad som behöver revideras.

Följer med i den medföljande mallen, dessa är sidorna som behöver anpassas för varje nyanställning:

Välkomstsida: Om du har ett foto av dem från pre-boarding-processen, använd det. Annars, använd en avatar av dem eller en enkel grafik.

Introduktion:

• Möt lagkamraterna. Bilder räcker långt om du kan ta med dem.
• Arbetskompis. Om detta inte är tillämpligt i din organisation, överväg att inkludera en variant av det. Kanske en mentor istället.
• Den nya rollen. En länk till en arbetsbeskrivning eller relaterat dokument är till hjälp. Prestandaförväntningar för de första 3 till 6 månaderna.

Onboardingplan: Ge en utblick för de första två veckorna. Ju fler detaljer desto bättre. Inkludera åtminstone när incheckningar, introduktioner, utbildningar och evenemang kommer att ske.

Nyckelkontakter: Lägg till eventuella kontakter som inte ingår i organisationens mall.

Ser fram emot att träffa dig: Använd samma foto eller grafik som den första välkomstsidan. Eller lägg till lite känsla och lägg till ytterligare tips om varför teamet ser fram emot deras ankomst.

Gör det enkelt att individualisera välkomstmaterial för ombordstigning

Oavsett om uppgiften att individualisera mallen görs av chefen eller delegeras, kommer den att utföras mer konsekvent och bättre kvalitet ju snabbare och enklare den är att slutföra. Gör tydliga, ljusa indikatorer på sidor som kräver individualisering. Och skapa anteckningar efter behov för att undvika att behöva bläddra igenom papper eller e-postmeddelanden för att hitta instruktioner.

Överträffa förväntningarna för en minnesvärd ombordstigningsupplevelse

"När din välkomstguide är klar kan du förbättra den med tiden. Nedan följer några tips för att skapa en \"wow\"-upplevelse för nyanställda samtidigt som processen blir enkel för chefer."

• Inkludera en undersökning i pre-boarding-processen för att lära dig den nyanställdes favoritlunch, hobbyer etc. Denna information kan användas för att anpassa välkomstguiden.
• Förvandla välkomstguiden till en inspelad presentation för en ljudrundtur av guiden.
• Skapa en speciell mapp i organisationens elektroniska lagringssystem för den nyanställde för att få tillgång till allt onboarding-material på ett ställe. Och behåll en kopia av välkomstguiden där för enkel åtkomst.
• Samla grundläggande information om den nyanställda i ett dokument under rekryteringen. Det hjälper chefen att snabbt anpassa välkomstguiden.
• Skapa en lista över vad som ska individualiseras är ett extra stöd som hjälper till att undvika misstag. Detta kan inkluderas i själva välkomstguiden för att förhindra att chefer behöver bössa igenom e-postmeddelanden. Givetvis, lägg till en påminnelse om att radera listan innan du skickar till den nyanställda!
• Mallar är bara så användbara som de är korrekta. Ställ in en automatisk påminnelse om att granska dokumentet då och då (t.ex. varje kvartal) för att revidera efter behov.

Vad händer härnäst?

Välkomstguiden är bara en liten del av onboardingen. Nästa steg beror på var ni befinner er i processen.

• Behöver du få en introduktionsprocess på plats? Läs steg-för-steg-guiden för att lansera din introduktionsplan för anställda på mindre än en vecka.
• Har onboarding-intressenter problem med att komma ihåg att slutföra onboarding-åtgärder? Eller är processen helt enkelt inte engagerande? Lär dig mer om hur du väljer de bästa tekniska onboardinglösningarna för ditt företag.
• Behöver du vägledning eller har du frågor? Boka ett samtal med våra onboardingrådgivare.