Lær av Microsoft: mal for en velkomstguide til nyansatte

Når Microsoft deler sin forskning om ansattes funn – er det smart å lytte. Så vi laget en ny velkomstguide for ansettelser som er modellert etter Microsofts beste praksis for onboarding. Ta tak i malen og les videre for en trinnvis veiledning for å gjøre den til din egen.

Tilpass en bedriftsvelkomstguide for onboarding

"Det er to deler av denne prosessen. Den første er å tilpasse en mal for din organisasjon og dens onboarding-prosess generelt. Betrakt det som det "eviggrønne" innholdet – informasjon som forblir ganske konsistent over tid. Den andre delen av prosessen er å instruere ledere om hvordan de kan individualisere malen for hver nyansatte."

Del én: Tilpasse den nye ansettelsesmalen for organisasjonen

Først åpner du presentasjonsmalen for nyansatte og bruker noen minutter på å se gjennom den. Noter deg hva som er relevant for din organisasjon og hva som bør fjernes eller endres. Målet er å lage en mal for din organisasjon som stort sett er lik for alle nyansatte uavhengig av avdeling eller rolle. Individualisering vil være nødvendig, men å minimere det som må revideres konsekvent vil spare ledere for tid og stress. Følg disse trinnene:

1. Style den for din bedrift

Gjør stilendringer for å gjenspeile bedriftens merkevare. Inkluder firmafarger, logoer, fonter og temaer. Sørg for å inkludere bilder av selskapet og menneskene.

2. Revider introduksjonsdelen av onboarding-veiledningen

"Introduksjonen gjør nyansatte kjent med bedriften din, menneskene og den nyansattes individuelle rolle. Microsofts undersøkelser fant at ”ansatte som føler seg knyttet til teamet deres rapporterer høyere motivasjon i arbeidet sitt.”"

Ansatte er også mer selvsikre når de har klarhet i roller og forventninger. Følgende er det grunnleggende som alltid bør inkluderes i en velkomstveiledning for onboarding:

Introduksjon til selskapet

• En kort historie om selskapet i et visuelt format som en tidslinje. Bilder er en ekstra bonus.
• Misjon og verdier.
• Selskapets mål.

Introduksjon til folket

• En oversikt over avdelinger.
• Den nyansattes nærmeste team og arbeidskameratsider vil bli overlatt til lederen å individualisere.
• Introduksjon til rollen. Bortsett fra å designe siden, vil detaljene bli overlatt til lederen for å individualisere.

3. Revider delen av onboardingsplanen i velkomstveiledningen

Dette er en sjanse til å gi den nyansatte en idé om hva de kan forvente. Dette reduserer stress og vekker spenning for det som kommer.

• Navigasjonssystemer og verktøy den første dagen.
• Onboarding-sjekkliste over handlingspunkter som alle nyansatte må fullføre.
• En to-ukers utsikter laget av lederen.

4. Revider delen Kontakter og ressurser i velkomstveiledningen

En av de verste følelsene under onboarding er å føle seg fortapt blant fremmede. Hjelp nyansatte til å føle seg mer trygge ved å sørge for at de vet hvem de skal kontakte når de trenger hjelp eller støtte.

• Inkluder nøkkelkontakter som Human Resources og teknisk støtte.
• "Inkluder en ”hvem du skal ringe for hva”-katalog"

Del to: Coach ledere for å individualisere presentasjonen for nyansatte

"Ifølge Microsoft er ”hemmeligheten bak en vellykket onboardingopplevelse et høyt nivå av forbindelse med lederen.”"

Hvis bak-scenen detaljer er delegert til lederens støtteteam – det er greit. Men lederen bør levere den til den nyansatte med personlig oppmuntring og støtte.

Tilpass velkomstguiden for nyansatte

Det kan virke selvforklarende å individualisere enhver side som diskuterer den ansatte eller deres rolle. Men ledere er notorisk utbrent og overveldet. Gjør det enklere ved å avklare nøyaktig hva som må revideres.

Følger med i den medfølgende malen, dette er sidene som må tilpasses for hver nyansettelse:

Velkomstside: Hvis du har et bilde av dem fra pre-boarding-prosessen, bruk det. Ellers kan du bruke en avatar av dem eller en enkel grafikk.

Introduksjon:

• Møt lagkameratene. Bilder kommer langt hvis du er i stand til å inkludere dem.
• Arbeidskamerat. Hvis dette ikke er aktuelt i din organisasjon, bør du vurdere å inkludere en variant av det. Kanskje en mentor i stedet.
• Den nye rollen. En lenke til en stillingsbeskrivelse eller relatert dokument er nyttig. Ytelsesforventninger for de første 3 til 6 månedene.

Onboarding plan: Gi en utsikt for de to første ukene. Jo flere detaljer jo bedre. Inkluder som et minimum når innsjekkinger, introduksjoner, opplæring og arrangementer vil finne sted.

Nøkkelkontakter: Legg til eventuelle kontakter som ikke er inkludert i organisasjonens mal.

Ser frem til å møte deg: Bruk samme bilde eller grafikk som den første velkomstsiden. Eller legg til litt teft og legg til flere ting om hvorfor teamet ser frem til deres ankomst.

Gjør det enkelt å individualisere velkomstmateriell for onboarding

Enten oppgaven med å individualisere malen gjøres av lederen eller delegert, vil den bli utført mer konsekvent og bedre kvalitet jo raskere og enklere den er å fullføre. Lag klare, klare indikatorer på sider som krever individualisering. Og lag notater etter behov for å unngå å måtte bla gjennom papirer eller e-poster for å finne instruksjoner.

Overgå forventningene for en minneverdig onboard-opplevelse

"Etter at velkomstveiledningen for onboarding er fullført, kan du forbedre den over tid. Nedenfor er noen tips for å skape en "wow"-opplevelse for nyansatte samtidig som prosessen blir enkel for ledere."

• Ta med en undersøkelse i prosessen før ombordstigning for å lære den nyansattes favorittlunsj, hobbyer osv. Denne informasjonen kan brukes til å tilpasse velkomstguiden.
• Forvandle velkomstguiden til en innspilt presentasjon for en lydomvisning av guiden.
• Opprett en spesiell mappe i organisasjonens elektroniske lagringssystem for den nyansatte for å få tilgang til alt onboardingsmateriell på ett sted. Og oppbevar en kopi av velkomstveiledningen der for enkel tilgang.
• Opprett et inntaksdokument under nyansettelsesprosessen som inkluderer et sammendrag av informasjon om den nyansatte. Dette hjelper lederen raskt å tilpasse velkomstguiden.
• Lag en liste over hva du skal individualisere er en ekstra støtte som vil bidra til å unngå feil. Dette kan inkluderes i selve velkomstveiledningen for å forhindre at ledere må riffel gjennom e-poster. Legg selvfølgelig til en påminnelse om å slette listen før du sender til den nyansatte!
• Maler er bare så nyttige som de er nøyaktige. Angi en automatisk påminnelse om å gjennomgå dokumentet med jevne mellomrom (f.eks. kvartalsvis) for å revidere etter behov.

Hva er neste?

Velkomstguiden er bare en liten del av onboardingprosessen. Hva som skjer videre avhenger av hvor du er i prosessen.

• Trenger du å få på plass en onboarding-prosess? Les trinn-for-trinn-guiden for å lansere medarbeiderplanen din på mindre enn en uke.
• Sliter onboarding-interessenter med å huske å fullføre onboarding-handlingspunkter? Eller er prosessen rett og slett ikke engasjerende? Lær om hvordan du velger de beste teknologiløsningene for onboarding for din bedrift.
• Er du overveldet og trenger litt veiledning eller har spørsmål? Avtal en samtale med våre onboarding-rådgivere.