Microsofts forskning om framtidens arbete: därför är onboardingens sex C:n viktiga

Som det visar sig - de 6 C:en för onboarding är lika viktiga i den nya framtiden för arbetet som nu. Följande är en C för C-uppdelning och hur du kan integrera dem i din anställningsprocess. Plus gratis nedladdningar av mallar som hjälper dig att komma igång med introduktionsprocessen.

Microsoft formar arbetets framtid

Microsoft tog tillfället i akt att lära sig om arbetsplatsens dynamik när kontor runt om i världen stängdes under covid-pandemin. Dess analysteam samlade in tusentals datapunkter relaterade till effekterna av förändringar på arbetsplatsen på anställdas produktivitet, engagemang, välbefinnande, samarbete och mer.

Initiativet New Future of Work skapades för Microsoft för att inte bara få en förståelse för pandemins inverkan på anställda, utan också för att forma framtiden för den globala arbetsplatsen. Med de extra resurserna från sina förvärvade företag, LinkedIn och GitHub, har initiativet oöverträffad tillgång till personanalys.

"Kombinerat med den vetenskapliga litteraturen om ny arbetsteknik och arbetsmetoder är resultatet ett megaförråd av data om framtidens arbete. Microsofts mål med initiativet är att skapa \"en framtid av arbete som är meningsfullt, produktivt och rättvist.\""

Vilka är de 6 C:n för introduktion av anställda?

De 6 C:en för introduktion av anställda är viktiga för alla HR-proffs eller organisationsledare att känna till. Det utgör byggstenarna i en effektiv introduktionsprocess för anställda. Ramverket för 6 C har utvecklats genom år av forskning av Talya Bauer, Ph.D., Chief Scientific Officer på Preppio.

Du kan tänka på de 6 C som bildar en pyramid som går uppåt, som visas i bilden nedan. Att börja från botten av pyramiden är den mest grundläggande komponenten av onboarding som alla organisationer har i en eller annan form: efterlevnad.

Att flytta upp i pyramiden är förtydligande, förtroende, anslutning och kultur. Återcheckning sker under hela introduktionsprocessen för att samla in feedback om alla aspekter av introduktionsupplevelsen.

Mognad för onboarding, som är korrelerad med att behålla och engagera anställda, växer i takt med att organisationer går upp i pyramiden genom att implementera dessa komponenter av onboarding i sin process.

De 6 C:en i Microsofts New Future of Work

Microsofts forskning avslöjar att de 6 C:en för onboarding inte bara är relevanta i den nya framtiden för arbetet - utan viktigare än någonsin. Läs vidare för en snabb sammanfattning av resultaten för var och en av C:en. Och viktigast av allt, praktiska takeaways att implementera i din organisation.

Efterlevnad

Compliance omfattar grundläggande regler och rutiner i onboardingen, till exempel anställningshandlingar och obligatoriska utbildningsfilmer. Det är de nödvändiga, men ibland mindre inspirerande, inslag som tidigare dominerade första dagen.

”Att regler och rutiner knappt nämns i Microsofts undersökningar är i sig intressant, men inte förvånande. Compliance är det första C:et och grunden i pyramiden med sex C:n. Det nödvändiga arbetet bakom kulisserna bidrar till en bra upplevelse när det fungerar utan att märkas.”

Handlingsbar takeaway: Gör efterlevnadsrelaterade aktiviteter så snabba och sömlösa som möjligt för att göra den första dagen till en positiv, minnesvärd upplevelse.

• Skicka formulär som behöver en underskrift innan den första dagen.
• Gör det enkelt genom att erbjuda ifyllbara formulär med elektroniska signaturer.
• Förfyll formulären med så mycket information som möjligt.
• Minimera dubblerade informationsförfrågningar.

Förtydligande

Har du någonsin känt dig oklart om vad du kan förvänta dig efter att ha skrivit på ett erbjudandebrev för en ny tjänst? Om så är fallet, har din nya arbetsgivare inte gett några starka klargöranden om vad du kan förvänta dig inför den första dagen och därefter.

Otydliga roller och ansvarsområden skapar problem genom hela anställningen, från onboarding och långt efter att medarbetaren blivit fullt produktiv. Microsofts forskning bekräftar att tydlighet är avgörande för hur nöjda medarbetarna är.

"Dawn Klinghoffer, Microsofts chef för People Analytics, sa att "nyanställda som är tydliga med vad som förväntas av dem hade en bättre introduktionsupplevelse."

Handlingsbar takeaway: Kom ihåg att nyanställda befinner sig i ett tillstånd av osäkerhet. Stärk förtydligandet genom att ge tydliga förväntningar.

• Tillhandahåll ett tvåveckors introduktionsschema på dag ett.
• "E-posta ett organisationshierarkidiagram och \"vem man ska kontakta\"-lista innan dag ett."
• Lämna inga gissningar om vart du ska gå (personligen eller virtuellt) den första dagen.
• Bjud in nyanställda till företagets intranätsajter som ger mer klarhet kring roller, ansvar, organisationsinitiativ och annan information.

Förtroende

Det är lätt att känna sig vilsen under de första dagarna och veckorna av ett jobb. Förtydligande hjälper till att förebygga en del av osäkerheten, men det krävs mer för att känna självförtroende. Förtroende handlar om att göra jobbet bra och känna sig kompetent att ta sig an nya utmaningar.

Förutom tydliga förväntningar, stärks förtroendet av säkerheten om att uppfylla eller överträffa prestationsmål. Enligt Microsofts forskning är det mest grundläggande som chefer kan göra för att främja en miljö som främjar välbefinnande att hjälpa sina team att förstå vilket arbete som är viktigast och prioritera därefter.

När anställda känner sig mer självsäkra, är det mer sannolikt att de har positiva attityder om sitt team, såväl som valet att gå med i din organisation.

Handlingsbar takeaway: Bygg upp medarbetarnas förtroende genom att ge dem verktyg och resurser för att navigera i sina nya positioner under de första veckorna och månaderna på jobbet samtidigt som du stödjer individualitet.

• Hjälp till att prioritera uppgifter.
• Fira framgångar.
• Integrera individuella styrkor i projekt.

Anslutning

Har du någonsin börjat den första dagen på ett jobb och känt dig namnlös eller osynlig? Kanske till och med som om du var en börda som avbröt din nya medarbetares schema.

Omvänt, om du möttes av en personlig hälsning och välkomnades med tacksamhet för din ankomst, då kände du förmodligen en omedelbar koppling till dina nya kollegor. Anslutning syftar på hur accepterade och uppskattade nya medarbetare känner sig. Allt handlar om relationer på arbetsplatsen.

Microsoft pekar på vikten av uppkoppling gång på gång. Det vill säga djupet i relationen mellan medarbetare och chefer såväl som mellan team.

"Microsofts vd Satya Nadella betonade att \"den direkta kopplingen till din närmaste chef\" är avgörande för organisatorisk framgång."

Vad Microsoft fann var att anslutning skapar anslutning. Med andra ord, ju mer sammankopplade medarbetare känner med sina chefer, desto mer sammankopplade känner de till sitt team och organisationskulturen.

Handlingsbar takeaway: Börja utveckla anslutningen i pre-boarding-fasen av onboarding.

• Spela in och skicka en video av laget.
• Påminn chefer om att skicka ett personligt välkomstmeddelande efter erbjudandebrevet.
• Skicka en introduktionsvideo från VD.

Kultur

I de 6 C:en för onboarding avser kultur hur väl nya medarbetare förstår sin nya organisations normer, värderingar, berättelser och symboler.

När en nyanställd undertecknar jobberbjudandet har de redan börjat utveckla en idé om organisationskulturen. Introduktionsprocessen antingen validerar eller utmanar deras utvecklande attityder.

"I sin New Future of Work-rapport 2022 beskriver Microsoft kultur som \"en ledande drivkraft bakom den stora ombildningen\" och människors beslut att söka nya jobb. Rapporten refererar till \"The Toxic Five\"-attribut som har den mest negativa inverkan på uppfattningarna om företagskultur:"

1. Respektlös: Brist på hänsyn, artighet och värdighet för andra.
2. Icke-inkluderande: Ojämlikhet inom områdena HBTQ, funktionshinder, ras, ålder, kön och sällskap eller nepotism.
3. Oetiskt: Oärlighet, bristande efterlevnad av regelverk och allmänt oetiskt beteende.
4. Cutthroat: Backstabbing beteende och hänsynslös konkurrens.
5. Missbruk: Mobbning, trakasserier och fientlighet.

Microsoft föreslår att chefer skapar en stödjande arbetsmiljö där deras medarbetare älskar arbetet och känner att de har en balans mellan arbete och privatliv.

Praktiskt råd: Använd onboardingen för att introducera kulturen och var uppmärksam på skillnader mellan den kultur ni vill ha och den nyanställdas faktiska upplevelse.

• Införliva organisationens uppdrag och värderingar i onboardingprocessen.
• Dela om grundberättelsen så att nyanställda förstår historien.
• Tillhandahåll sätt för nyanställda att dela idéer och klagomål så att organisationen kan utvecklas till det bättre.

Kom tillbaka

Introduktion av anställda är en ständigt utvecklad process som bör ändras efter behov baserat på feedback från intressenter. Återcheckningar hänvisar till att kolla tillbaka med anställda, chefer, HR och arbetskamrater för att avgöra vad som gick bra och vad som skulle kunna användas för förbättringar i introduktionsprocessen.

"Microsofts personalanalysteam drog slutsatsen att \"ett solidt system för att lyssna på anställda kommer att hjälpa ledare att ta vara på de föränderliga behoven hos deras personal.\""

Microsofts första New Future of Work-rapport publicerad 2021 baserades helt på undersökningar från 150 000 anställda. Det var dessa data som validerade vad Microsoft hade gjort bra och vad som krävde revision.

En sak som Microsoft lärde sig var att hålla undersökningar frekventa men korta för att få den mest korrekta informationen och undvika undersökningsutbrändhet bland anställda.

Handlingsbar takeaway: Håll kontrollerna korta men konsekventa och kom ihåg att följa genom att fortsätta att utveckla introduktionsprocessen baserat på feedback.

• Börja checkbacks dag ett med en kort undersökning för feedback från anställda.
• Använd teknik för att leverera roliga och enkäter som är lätta att ta.
• Integrera befintliga kommunikationsplattformar i undersökningsprocessen för bekvämlighet.

Starta ditt onboarding-program om en vecka

Rom byggdes inte på en dag och ditt introduktionsprogram för anställda kommer inte att vara perfekt på en vecka. Men det enda sättet att komma dit är att börja. Börja med grunderna och bygg det därifrån baserat på kunskap och data som du fått under vägen. Organisationen tillhandahåller en sexstegsguide för att starta ditt onboarding-program på mindre än en vecka för att komma igång direkt. De grundläggande stegen inkluderar de 6 C:en för onboarding för att få en stark start.

Har du en fråga om onboarding?

Det kan vara skrämmande att få en onboardingprocess igång. Preppios onboardingexperter är här för att hjälpa till. Skriv bara till oss.