Microsofts onboarding – fem råd som ger nyanställda en bättre start

Hos Microsoft är introduktion av anställda prioriterat som väsentligt för teamsammanhållning. En fantastisk introduktionsupplevelse hjälper nyanställda att känna sig välkomna, bli produktiva snabbare och känna sig som en del av teamet.

Satya Nadella har betonat vikten av onboarding:

”De första 90 dagarna … är de viktigaste. Det är då de bildar sig en uppfattning om de gjorde rätt karriärval och om Microsoft satsar på att de ska lyckas.”

Nyanställda får detaljerad information om företagets produkter, tjänster och deras organisatoriska roller från dag ett.

Det är därför Microsoft har lagt ner så mycket ansträngning på att fullända sin onboardingprocess, och det finns flera nyckelelement som skiljer den från andra organisationer.

Här är fem lärdomar från Microsoft som kan göra er onboarding bättre.

1. Dra fördel av Onboarding-programvaran

En av nyckelelementen som skiljer Microsofts onboardingprocess från andra är deras användning av onboarding-programvara.

Genom att samla och strukturera information i ett verktyg får nyanställda fördjupad kunskap om företagets produkter och tjänster samt enkel tillgång till viktiga dokument, som personalhandboken.

Här är faktiskt en liten lista över alla introduktionsuppgifter som du kan automatisera helt idag. Ja, verkligen.

• Skicka anställningshandlingar
• Samla in anställdas signaturer
• Boka introduktionsmöten
• Spåra introduktionsförlopp
• Introducera företagskulturen

Microsoft är trots allt ett mjukvaruföretag.

Med programvara kan ni strukturera, förenkla och automatisera många administrativa onboardinguppgifter. Det hjälper nyanställda att snabbare komma in i arbetet.

Onboarding-mjukvara hjälper också HR-teamet att hålla reda på hur nyanställda utvecklas, så att de kan identifiera eventuella problem tidigt och åtgärda dem innan de blir större problem.

2. Ge personlig utbildning

Förutom att tillhandahålla omfattande introduktionsresurser erbjuder Microsoft även nyanställda en-till-en-coachningssessioner som är skräddarsydda för deras specifika roller.

Dessa sessioner låter anställda snabbt komma igång med sina arbetsuppgifter och lära sig de bästa metoderna som används inom deras avdelning.

Företaget erbjuder även skräddarsydda karriärspår och utvecklingsplaner för att hjälpa anställda att kartlägga sin långsiktiga professionella tillväxt.

Personlig utbildning hjälper nyanställda att känna sig värdefulla och sedda. När de vet att företaget har investerat tid i att skräddarsy sin utbildning efter deras behov ökar det både motivation och engagemang.

Om du vill börja göra detta i din organisation, överväg att bygga chatbots och integrera med MS Teams (eller Slack, om det är din grej) för att leverera mikroinlärningsinnehåll som är specifikt för varje anställds behov.

Nyckeln är kortfattade meddelanden som är lättsmälta och personliga för varje anställd.

3. Investera i gemenskapen bland nyanställda och bygga broar

En annan viktig del av Microsofts introduktionsprocess är att främja en känsla av gemenskap bland nyanställda.

Företaget anordnar sociala evenemang och teambuilding-aktiviteter för att hjälpa alla att känna sig välkomna och lära känna varandra bättre.

Några ofta kopierade exempel är "First Day"-firandet, komplett med en t-shirt och present, och "New Hire Reception" där chefer och andra medlemmar i teamet träffas för att välkomna de nyaste medlemmarna.

Att bygga broar är lika viktigt som att bygga gemenskap. Nyanställda behöver inte bara knyta an till sina andra nyanställda, utan också bygga relationer mellan avdelningar och team.

Microsoft uppmuntrar nyanställda att delta i tvärfunktionella projekt och nätverksevenemang, vilket gör att de kan få en bredare förståelse för organisationen och hur olika team samarbetar.

Dessa initiativ hjälper nyanställda att känna sig stöttade i övergången till sina nya roller hos Microsoft, samtidigt som de underlättar samarbetet mellan team och avdelningar i hela organisationen.

4. Uppmuntra kunskapsdelning

Microsoft har också ett antal initiativ på plats för att uppmuntra kunskapsdelning mellan anställda.

Företagets intranätsajt, SharePoint, är en utmärkt resurs för nyanställda som letar efter information om företaget och dess produkter.

Om du inte har SharePoint i din organisation, överväg att skapa ett liknande utrymme. Det kan vara så enkelt som en Google-webbplats eller en Wiki.

Det viktiga är INTE att bara tillhandahålla ett utrymme dit medarbetarna kan gå för att hitta information och dela kunskap. Det måste vara en plats där HR, rekryteringschefer och hela introduktionsteamet kan knuffa och skicka meddelanden till nyanställda vid rätt tidpunkt på sin medarbetarresa.

Kunskapsdelning handlar också om att skapa en kultur där medarbetare känner sig bekväma med att ställa frågor och dela med sig av sina egna erfarenheter. Detta bidrar till lärande i hela organisationen.

Förutom SharePoint har Microsoft även ett "Mentor-program" som kopplar ihop nyanställda med mer erfarna medarbetare som kan hjälpa dem att navigera i sina nya roller.

Detta program är utformat för att hjälpa nyanställda att känna sig anslutna till företaget och snabbt komma igång med sina arbetsuppgifter.

Genom att koppla ihop nyanställda med mentorer skapar Microsoft en stödjande miljö som påskyndar lärandet och bygger starkare band till organisationen.

5. Betona karriärutveckling/tillväxtmöjligheter tidigt och ofta

Har du någonsin hört talas om termen "livare?" Chansen är stor att någon pratade om Microsoft.

Ett av företagets introduktionskännetecken är att betona de långsiktiga karriärutvecklingsmöjligheterna.

Från dag ett får nyanställda höra om de många möjligheter till tillväxt och utveckling som finns inom företaget. Det här är inte bara tomma löften – Microsoft har en lång historia av marknadsföring inifrån.

"På Microsoft tror vi att ett team av människor med olika erfarenheter, bakgrunder, kunskaper och färdigheter: mer olika än någon enskild person eller grupp någonsin har kunnat vara."

Denna filosofi är uppenbar redan från början av deras introduktionsprocess, eftersom nyanställda uppmuntras att komma med ambitiösa mål och planer för hur de vill växa i sina roller.

Ett snabbt exempel som du kan använda i din egen introduktionsprocess är att fråga nyanställda vad deras utvecklingsmål är och hur du kan hjälpa dem att uppnå dessa mål.

Genom att visa nyanställda att du är investerad i deras långsiktiga karriärtillväxt skapar du en starkare känsla av lojalitet och tillhörighet från dag ett.

Onboarding är mycket mer än att bara skapa nya medarbetare för att lyckas i sina nuvarande roller – det handlar också om att ge dem möjlighet att växa och utvecklas som professionella på lång sikt.

Slutsats

På en konkurrensutsatt arbetsmarknad får företag med ett helhetsperspektiv på onboarding ett försprång.

Microsoft visar hur företag kan särskilja sig genom omfattande bästa praxis för onboarding. Från mjukvara till personlig utbildning, från samhällsbyggande till kunskapsdelning – det finns många element som bidrar till en holistisk introduktionsupplevelse.

Genom att tillhandahålla personlig utbildning, främja gemenskap bland nyanställda, uppmuntra kunskapsdelning och betona karriärtillväxt tidigt, utmärker sig Microsoft som ett enastående exempel på starka introduktionsmetoder.

Ni behöver inte vara ett stort teknikföretag för att använda principerna. Även små förändringar i onboardingen kan göra stor skillnad för nyanställdas upplevelse och långsiktiga resultat.

Oavsett om du är en liten nystartad eller en stor företagsorganisation, genom att utnyttja dessa taktiker kan du skapa en anställningsprocess som verkligen sticker ut.