Microsofts onboarding – fem råd som gir nyansatte en bedre start

Hos Microsoft er introduksjon av ansatte prioritert som avgjørende for teamsamhold. En flott introduksjonsopplevelse hjelper nyansatte til å føle seg velkommen, bli raskere produktive og føle seg som en del av teamet.

Administrerende direktør Satya Nadella har understreket viktigheten av onboarding:

"De første 90 dagene ... er de viktigste. Det er når de skal danne seg sine meninger om hvorvidt de har gjort det riktige karrieretrekket, og om Microsoft er investert i deres suksess."

Nyansatte mottar detaljert informasjon om selskapets produkter, tjenester og deres organisatoriske roller fra dag én.

Det er derfor Microsoft har lagt ned så mye krefter på å perfeksjonere deres onboarding-prosess, og det er flere nøkkelelementer som skiller den fra andre organisasjoner.

Med det i tankene, her er fem måter som er spesielle for Microsoft som vil få den nye ansettelsen din til å skille seg ut.

1. Dra nytte av onboarding-programvare

Et av nøkkelelementene som skiller Microsofts onboarding-prosess fra andre er deres bruk av onboarding-programvare.

Organisering og kuratering av nyansettinformasjon i et verktøy gir nyansatte dybdeinformasjon om selskapets produkter og tjenester, i tillegg til at de enkelt kan få tilgang til viktige dokumenter som medarbeiderhåndbøker.

In fact here’s a small list of all the onboarding tasks you can completely automate today. Ja, virkelig.

• Send nye ansettelsespapirer
• Samle ansattes signaturer
• Planlegg onboarding-møter
• Spor onboarding
• Introduser bedriftskulturen

Microsoft er tross alt et programvareselskap.

Å legge til struktur via programvare effektiviserer og automatiserer mange av de administrative oppgavene knyttet til ansattes onboarding, noe som gjør det lettere for nyansatte å komme raskt i gang.

Onboarding-programvare hjelper også HR-teamet med å holde oversikt over fremdriften til nyansatte, slik at de kan identifisere eventuelle problemer tidlig og løse dem før de blir større problemer.

2. Gi personlig opplæring

I tillegg til å tilby omfattende onboarding-ressurser, tilbyr Microsoft også nyansatte en-til-en coaching-økter som er skreddersydd for deres spesifikke roller.

Disse øktene lar ansatte raskt komme i gang med pliktene sine og lære de beste praksisene som brukes i deres avdeling.

Selskapet tilbyr til og med tilpassede karrierespor og utviklingsplaner for å hjelpe ansatte med å kartlegge deres langsiktige profesjonelle vekst.

Personlig opplæring hjelper nyansatte til å føle seg verdsatt og sett. Når de vet at selskapet har investert tid i å skreddersy opplæringen til deres behov, øker det både motivasjon og engasjement.

Hvis du vil begynne å gjøre dette i organisasjonen din, bør du vurdere å bygge chatboter og integrere med MS Teams (eller Slack, hvis det er din greie) for å levere mikrolæringsinnhold som er spesifikt for hver enkelt ansatts behov.

Nøkkelen er bitesized meldinger som er lett fordøyelig og personlig tilpasset hver ansatt.

3. Invester i fellesskap blant nyansatte og bygge broer

En annen viktig del av Microsofts introduksjonsprosess er å fremme en følelse av fellesskap blant nye ansatte.

Selskapet arrangerer sosiale arrangementer og teambuilding-aktiviteter designet for å hjelpe alle til å føle seg velkommen og bli bedre kjent med hverandre.

Noen ofte kopierte eksempler er "First Day"-feiringen, komplett med en t-skjorte og gave, og "New Hire Reception" hvor ledere og andre medlemmer av teamet møtes for å ønske de nyeste medlemmene velkommen.

Å bygge broer er like viktig som å bygge fellesskap. Nyansatte må ikke bare knytte bånd til sine andre nyansatte, men også bygge relasjoner på tvers av avdelinger og team.

Microsoft oppfordrer nyansatte til å delta i tverrfunksjonelle prosjekter og nettverksarrangementer, slik at de kan få en bredere forståelse av organisasjonen og hvordan ulike team samarbeider.

Disse initiativene hjelper nyansatte med å føle seg støttet i overgangen til sine nye roller hos Microsoft, samtidig som de letter samarbeid mellom team og avdelinger på tvers av organisasjonen.

4. Oppmuntre til kunnskapsdeling

Microsoft har også en rekke initiativer på plass for å oppmuntre til kunnskapsdeling blant ansatte.

Selskapets intranettside, SharePoint, er en flott ressurs for nyansatte på jakt etter informasjon om selskapet og dets produkter.

Hvis du ikke har SharePoint i organisasjonen din, bør du vurdere å opprette en lignende plass. Det kan være så enkelt som et Google-nettsted eller en Wiki.

Det viktige er IKKE å bare gi et rom hvor ansatte kan gå for å finne informasjon og dele kunnskap. Det må være et sted HR, ansettelsesledere og hele onboardingsteamet kan dytte og sende meldinger til nye ansatte til rett tid i medarbeiderreisen.

Kunnskapsdeling handler også om å skape en kultur der ansatte føler seg komfortable med å stille spørsmål og dele egne erfaringer. Dette bidrar til læring på tvers av organisasjonen.

I tillegg til SharePoint har Microsoft også et "Mentor-program" som kobler nyansatte med mer erfarne ansatte som kan hjelpe dem med å navigere i sine nye roller.

Dette programmet er utviklet for å hjelpe nyansatte til å føle seg knyttet til selskapet og raskt komme i gang med pliktene sine.

Ved å koble nye ansatte med mentorer, skaper Microsoft et støttende miljø som akselererer læring og bygger sterkere bånd til organisasjonen.

5. Legg vekt på karriereutvikling/vekstmuligheter tidlig og ofte

Har du noen gang hørt om begrepet "liver?" Sjansen er stor for at noen snakket om Microsoft.

Et av selskapets introduksjonskjennetegn er å legge vekt på de langsiktige karriereutviklingsmulighetene.

Fra dag én får nyansatte høre om de mange mulighetene for vekst og utvikling som finnes i selskapet. Dette er ikke bare tomme løfter – Microsoft har en lang historie med å markedsføre innenfra.

"Hos Microsoft tror vi et team av mennesker med forskjellige erfaringer, bakgrunner, kunnskaper og ferdigheter: mer mangfoldig enn noen person eller gruppe noen gang har vært i stand til å være."

Denne filosofien er tydelig helt fra begynnelsen av onboardingprosessen, ettersom nyansatte oppfordres til å komme opp med ambisiøse mål og planer for hvordan de ønsker å vokse i rollene sine.

Et raskt eksempel du kan bruke i din egen onboardingprosess er å spørre nyansatte hva deres utviklingsmål er og hvordan du kan hjelpe dem med å nå disse målene.

Ved å vise nyansatte at du er investert i deres langsiktige karrierevekst, skaper du en sterkere følelse av lojalitet og tilhørighet fra dag én.

Onboarding er mye mer enn bare å sette nye ansatte for å lykkes i deres nåværende roller – det handler også om å styrke dem til å vokse og utvikle seg som profesjonelle på lang sikt.

Konklusjon

På dagens konkurranseutsatte arbeidsplass har selskaper som tar en helhetlig tilnærming til onboarding av ansatte et forsprang på konkurrentene.

Microsoft demonstrerer hvordan bedrifter kan skille seg ut gjennom omfattende beste praksis for onboarding. Fra programvare til personlig opplæring, fra fellesskapsbygging til kunnskapsdeling – det er mange elementer som bidrar til en helhetlig introduksjonsopplevelse.

Ved å tilby personlig opplæring, fremme fellesskap blant nyansatte, oppmuntre til kunnskapsdeling og legge vekt på karrierevekst tidlig, skiller Microsoft seg ut som et enestående eksempel på sterk onboarding-praksis.

Du trenger ikke være et stort teknologiselskap for å implementere disse prinsippene. Selv små endringer i onboardingprosessen kan ha stor innvirkning på nyansattes erfaring og langsiktige suksess.

Enten du er en liten oppstartsbedrift eller en stor bedriftsorganisasjon, ved å utnytte disse taktikkene kan du lage en onboardingprosess for ansatte som virkelig skiller seg ut.