Preppio
SV
NorskSvenskaEnglish
Boka en demo

VÄGLEDNING

SFTP-integration med HRIS

Synkronisera personaldata med Preppio via säker SFTP-integration. Automatisera onboarding, offboarding och andra arbetsflöden för anställdas livscykel genom en säker, pålitlig anslutning.

Preppio3 min läsning
På den här sidan
30 min inställning
Avancerad nivå
Teknisk integration

Varför använda SFTP?

Kompatibilitet

Fungerar med nästan alla större HRIS-system

Automation

Möjliggör automatiserade och säkra uppdateringar av personaldata

Säkerhet

SSH-kryptering skyddar data under överföring

SFTP-användare Secure Shell-kryptering (SSH) för att skydda dina data under överföring, vilket gör det till en pålitlig lösning för att säkert skicka och ta emot filer mellan system.

Vem ska slutföra installationen?

Vi rekommenderar att den här delen av installationen slutförs av ditt IT-integrationsteam eller någon som:

  • IT-integrationsansvarig
    Person med nödvändig åtkomst och privilegier i HRIS-systemet
  • Preppio-administratörsåtkomst
    Administratörsåtkomst i Preppio eller nära samarbete med någon som har det
  • HRIS Data Export-funktion
    Möjlighet att konfigurera dataexport och integrationer i HRIS

Tips: Om du är osäker på vem i din organisation som har nödvändig åtkomst, kontrollera med din IT-avdelning eller HRIS-systemadministratör.

Rekommenderade CSV-rubriker

Inkludera följande kolumnrubriker (ordningen spelar ingen roll):

Private_EmailBusiness_EmailFirst_NameLast_NameFull_NameEmployee_IDStart_DateLast_DateSick_leave_start_dateNational_identity_numberPrivate_PhoneBusiness_PhoneManager_IDBuddy_IDHRBP_IDCountryRegionCustom_Tag_1Custom_Tag_2

Minsta krav: first_name, last_name, full_name, minst en e-postadress, minst ett telefonnummer, start_date och end_date.

1

Skapa skräddarsydd rapport i HRIS

Konfigurera HRIS-systemet för att generera och exportera personaldata

  1. 1
    Börja med att skapa en anpassad rapport i HRIS
  2. 2
    Inkludera grundläggande identifierare: anställd_id, förnamn, efternamn, fullständigt_namn
  3. 3
    Lägg till kontaktinformation: private_email eller business_email, phone
  4. 4
    Inkludera viktiga datum: start_date, end_date, sjukanmälan_startdatum
  5. 5
    Lägg till intressentroller: manager_id, buddy_id, hrbp_id (om tillämpligt)
2

Skapa och formatera CSV-fil

Exportera personaldata till korrekt formaterad CSV-fil för Preppio

  1. 1
    Exportera en eller flera anställdas poster till CSV-fil
  2. 2
    Filtyp: Måste vara UTF-8-kodad
  3. 3
    Filnamn: Kan vara vilket alfanumeriskt namn som helst (t.ex. anställd_records.csv)
  4. 4
    Avgränsare: Använd antingen kommatecken (,) eller semikolon (;)
  5. 5
    Inkludera rekommenderade CSV-rubriker för optimal kompatibilitet
3

Välj primärnyckel

Definiera unik identifierare för korrekt matchning av personalregister

  1. 1
    Medarbetar-ID - Bästa valet vid import från HR-system med unika ID
  2. 2
    Företags-e-post - Användbar om anställd-ID inte är tillgängliga
  3. 3
    Privat e-post eller telefonnummer - Perfekt för ombordstigning
  4. 4
    Den primära nyckeln måste förbli konsekvent över framtida importer
  5. 5
    Hjälper till att undvika dubbla poster och säkerställer korrekta uppdateringar
4

Mappa CSV-fält till Preppio

Konfigurera fältmappning mellan CSV-rubriker och Preppio-fält

  1. 1
    Minsta obligatoriska fält på kartan: Förnamn, Fullständigt namn, E-post
  2. 2
    Konfigurera datumfält: Startdatum, Slutdatum, Startdatum för sjukskrivning
  3. 3
    Tilldela kontaktinformation baserat på kommunikationskanaler
  4. 4
    Inkludera intressent-ID för arbetsflödesfunktionalitet
  5. 5
    Fältordningen spelar ingen roll - mappningen görs under installationen
5

Konfigurera SFTP-export

Ställ in automatisk leverans till Preppio via SFTP

  1. 1
    Leveranssätt: Välj SFTP i HRIS-systemet
  2. 2
    SFTP-adress: Ange adressen som anges i Preppio-applikationen
  3. 3
    Autentiseringsmetod: Välj Lösenord
  4. 4
    Lösenord och användar-ID: Använd inloggningsuppgifter från Preppio-integreringsinställningen
  5. 5
    Exportfrekvens: Var 12:e timme eller dagligen
6

Testa innan full lansering

Verifiera integrationen med en liten grupp anställda

  1. 1
    Kör testsynkronisering med få anställda innan full lansering
  2. 2
    Kontrollera att filen är korrekt formaterad
  3. 3
    Kontrollera att alla obligatoriska fält är mappade
  4. 4
    Verifiera att integrationen fungerar från början som förväntat
  5. 5
    Fortsätt med full distribution när testet är framgångsrikt

CSV exempel

Exempel 1: Grundläggande CSV

Business_Email,First_Name,Last_Name,Full_Name,Employee_ID,Country,Start_Date
johndoe@yourcorp.com,John,Doe,John Doe,8151658,United States,01-10-2022
janesmith@yourcorp.com,Jane,Smith,Jane Smith,7124590,Canada,01-11-2022

Exempel 2: Utökad CSV med valfria fält

Private_Email,Business_Email,First_Name,Last_Name,Employee_ID,Manager_ID,Custom_Tag_1
john.private@gmail.com,johndoe@yourcorp.com,John,Doe,8151658,55443322,NewHireUSA

Bästa praxis

  • Inkludera både privat och företagskontaktinformation för bättre tillgänglighet
  • För ombordstigning är privata mejl och telefonnummer viktiga
  • Ladda upp filen före nästa schemalagda synkronisering
  • Testa alltid med en liten grupp innan full utrullning

Felsökning

SFTP-anslutningsproblem

Verifiera SFTP-adress, användarnamn och lösenord från Preppio-integreringsinställningen.

CSV-formatfel

Säkerställ UTF-8-kodning och korrekt interpunktion. Kontrollera att alla obligatoriska fält finns med.

Fältkartläggningsproblem

Kontrollera att CSV-rubrikerna mappas korrekt till Preppio-fälten under importprocessen.

Behöver du hjälp med installationen?

Kontakta Preppio för att klargöra åtkomst och inställningar för ditt företag.

Få hjälp med integrationen ↗

LÄS PÅ

Mer om samma ämne.

VÄGLEDNING

Microsoft Teams Integration

Öppna guiden ↗VÄGLEDNING

Enkel inloggning (SSO) med SAML 2.0

Öppna guiden ↗VÄGLEDNING

Anpassad e-postkonfiguration

Öppna guiden ↗