6 egenskaper hos onboardingprogramvara som stärker engagemanget

Egenskap 1: Alla som bidrar till onboarding

En varierad grupp av noggrant utvalda deltagare är avgörande för en framgångsrik onboarding.

Chef och fadder

Effektiv programvara för onboarding använder automatisering för att påminna och vägleda chefer så att de blir ”superhjältar inom onboarding”. Faddrar frigör tid genom att hjälpa till med uppgifter som att fylla i formulär, så att cheferna kan fokusera på att bygga meningsfulla relationer.

HR och IT

Programvaran ska hjälpa HR att fatta bättre strategiska beslut om personalarbetet, stödja chefer och nyanställda samt hjälpa alla berörda att förbereda mottagandet. Arbetskläder, behörigheter, programvara och välkomstpaket ska vara på plats när den nyanställda börjar.

Den nyanställda

Genom att skapa personas utifrån medarbetarnas bakgrund kan ni utforma upplevelser som ger nya kollegor en wow-känsla. Fundera på vad som skulle få era nyanställda att säga ”wow!”.

Företaget

Människorna i en organisation bidrar var och en till företagskulturen och företagets konkurrenskraft.

Egenskap 2: Resan börjar med preboarding

Moderna lösningar underlättar kommunikationen mellan nyanställda och berörda personer i företaget redan före första arbetsdagen. Under preboardingen kan ni slutföra praktiska uppgifter, kartlägga personliga styrkor, presentera teamet och påminna chefen om att förbereda sig och ta kontakt.

Förändringsledning och användning

Det kan fortfarande vara svårt för HR att få alla chefer att börja arbeta på det nya sättet. En partner som aktivt driver användning och engagemang hjälper er att lyckas med införandet.

Stöd redan från början

Att snabbt få hjälp och hitta rätt person att prata med är avgörande för att minska oro och ge nyanställda goda förutsättningar att lyckas.

Egenskap 3: Hur kommunikationen når fram

Korta meddelanden

Chefer har ont om tid, så undvik långa informationsutskick. Även medarbetarna ska behöva lägga så lite tid som möjligt på omfattande information. Fördela i stället korta meddelanden över tid för att göra det lättare att agera.

Personlig anpassning

Olika människor, avdelningar, personalgrupper och grupper av nyanställda behöver olika budskap under onboardingen för att få en relevant upplevelse.

Egenskap 4: Anpassa upplevelsen

Plattformar som skapar engagemang använder bilder, videor och GIF:ar i stället för enbart PDF-filer och PowerPoint-presentationer. En videohälsning från vd:n kan ge ett positivt intryck av företagskulturen. Vd:n kanske inte hinner träffa varje nyanställd, men en personlig välkomstvideo är ett värdefullt alternativ.

Innehållet är avgörande

Bra leverantörer av onboardingprogramvara erbjuder både kundservice och stöd med innehållet. Innehåll som bara utgår från företagets perspektiv och tas fram utan rätt stöd kan ge svaga resultat. Teknik i kombination med beprövade, datastödda strategier hjälper er att välja när och hur ofta meddelanden ska skickas.

Innehåll med medarbetaren i centrum

Fokusera på hur den nyanställdas roll bidrar till företagets uppdrag i stället för att bara räkna upp företagets värderingar. Budskap som tydliggör syftet kan väcka engagemang hos oengagerade medarbetare och skapa en känsla av mening.

Egenskap 5: Funktioner

1. Inga nya appar eller inloggningar

Medarbetarna hanterar redan för många appar. Lösningen bör fungera i de verktyg de redan använder, genom API-integrationer med HR-system, lärplattformar och kommunikationsverktyg.

2. Färre mejl, bättre integrationer

Forskning visar att 50 % av medarbetare utan skrivbordsarbete och 30 % av kontorsanställda inte öppnar mejl från ledningen. McKinsey Global Institute fann att en genomsnittlig medarbetare lägger 13 timmar, uppskattningsvis 28 % av arbetsveckan, på att hantera e-post. Moderna lösningar använder befintliga plattformar som Workplace, Microsoft Teams, Slack eller sms.

3. Analys

Mätning gör det möjligt att förbättra. Genom att följa upp onboardingens resultat kan ni identifiera förbättringsområden och fånga tidiga varningssignaler innan medarbetare slutar.

Bygg in dessa sex egenskaper i er onboardingstrategi

Genom att integrera dessa sex egenskaper i onboardingstrategin och sätta medarbetarupplevelsen i centrum kan ni skapa avkastning på investeringen och nå flera verksamhetsmål.