Start en ansatt onboardingprosess på mindre enn en uke
Vi setter sammen en praktisk og handlingsdyktig trinn-for-trinn-liste og maler som vil få onboarding-programmet i gang innen en uke. Trikset er å starte med det grunnleggende og deretter legge til det over tid.
Akkurat som å forplikte seg til fysisk form, er det bedre å ta små skritt nå i stedet for å utsette det til du kan sette av tid og ressurser til å løpe et maraton. De små skrittene du tar i dag vil skape momentumet som trengs for langsiktig suksess.
Å bygge et onboarding-program i små trinn har den ekstra fordelen av å kunne teste det ut og gjøre justeringer etter hvert som det utvikler seg. Den formes over tid av bedriftsvekst, ansattes innsikt, budsjettsvingninger og teknologi.
Hvordan strukturerer du et onboarding-program for ansatte?
Bedrifter som bygger en onboarding-prosess i løpet av måneder, fullfører øvelser, idédugnad og innsamling av tilbakemeldinger. Målet er å finne ut hvordan du kan tilpasse en onboarding-plan rundt selskapets mål, kultur, interessenter og ansattes personas.
Men hensikten med denne 6-trinns guiden er å utvikle de mest nødvendige elementene i en onboarding-prosess og LANSERE den raskt. Derfra kan du vokse og forbedre det. Men det kortsiktige målet er å få det i gang.
Fire faser av ansattes onboarding
Denne hurtiglanseringsplanen vil fokusere på seks trinn langs en onboarding-tidslinje som spenner over fire faser:
- Før ombordstigning
- Første dag
- Rollespesifikk trening (2 til 4 uker)
- Overgang til produktivitet (slutter vanligvis rundt 90 dager fra dag én)
Rollen til de 6 C-ene for onboarding av ansatte
Uansett hvor enkel onboarding-prosessen er, er det alltid viktig å inkludere de 6 C-ene for onboarding: Overholdelse, avklaring, tillit, tilkobling, kultur og tilbakesjekk. Men ikke bekymre deg, vi bakte dem inn i trinnene. Dette er elementene for vellykket onboarding støttet av vitenskap og teori.
Fortsett å lese for en forkortet versjon av hver fase av onboarding og minimumshandlingselementene som kreves for å få en ansatt onboardingprogram i gang denne uken.
Seks trinn for å lansere et onboarding-program for ansatte
Er du klar til å komme i gang? Ikke gå glipp av de nedlastbare malene som hjelper deg med å bygge onboardingprosessen trinn for trinn.
Fase 1: Pre-boarding. Onboarding av ansatte før dag én
Denne fasen av onboarding setter scenen for en positiv og produktiv onboardingopplevelse. Likevel blir det ofte oversett av arbeidsgivere og er dermed en umerkelig opplevelse for nyansatte i beste fall. I verste fall fører mangel på tydelig kommunikasjon til forvirring og angst rundt forventninger.
Trinn én: Plan for overholdelse av førstedagsinstruksjoner og papirarbeid
HR-avdelingen din har sannsynligvis allerede en tilbudsbrevmal og prosess for å kommunisere førstedagsinstruksjoner. Men tilrettelegger du for at obligatorisk papirarbeid skal være ferdig før dag én?
Å gjøre det får det ut av veien og baner vei for en bemerkelsesverdig første dag med fokus på forbindelse med teamet.
Gjøremålsliste:
- Sett sammen alle de obligatoriske papirene som krever utfylling og signering. Sørg for å sjekke arbeidslovgivningen og sørge for kompensasjon om nødvendig. Eller du kan gjøre dette til et valgfritt trinn.
- Skap et godt førsteinntrykk ved å gjøre det enkelt for den nyansatte. Bruk for eksempel utfyllbare skjemaer og elektroniske signaturer.
- Angi tydelig hvem du skal kontakte med eventuelle spørsmål.
Trinn to: Opprett forbindelse med en velkomst fra veilederen
Dette er et mindre vanlig trinn, men får nyansatte til å føle seg som en del av teamet før de har startet sin første dag. En velkomst kan være så enkel som en tekstmelding eller så forseggjort som en videoomvisning på kontoret og introduksjoner til teamet.
Gjøremålsliste:
- Bestem deg for formatet og mediet (f.eks. tekst, e-post, video) og lag en mal.
- Bestem hvem som er involvert i dette trinnet og koordiner. Hvilken tidsramme forventes? Hvordan vil de kommunisere slik at dette trinnet blir fullført? Hvem skal minne veileder og følge opp?
Etappen før onboarding frem til den første dagen er kraftig. I løpet av denne tiden skaper nyansatte ideer om hvordan den nye jobben vil bli og prøver å holde nervene under kontroll, og lurer på hvordan de vil prestere og passe inn. Hovedmålet med denne fasen av onboardingprosessen er å gi klare forventninger og bygge en forbindelse tidlig.
Fase 2: En varm velkomst på den første dagen av ansattes onboarding
Hvis pre-boarding legger grunnlaget for ansattes opplevelse, er den første dagen den store åpningen. Nyansatte er i en økt bevissthet ettersom deres oppfatning dannes om arbeidsplassen.
I løpet av dette avgjørende punktet på onboardingstidslinjen vil nyansatte utvikle holdninger og meninger om organisasjonen. De vil danne svar på disse spørsmålene:
- Er ledelse organisert?
- Blir arbeidstakere verdsatt og respektert?
- Hvor godt kommuniserer teamet med hverandre?
Ideelt sett ble det meste av overholdelsespapirene fullført under innføringsprosessen, slik at de første dagene kan brukes til å koble til teamet og øke medarbeiderengasjementet.
Trinn tre: Reflekter kulturen med en varm velkomst
Den første timen er avgjørende. Effektiv koordinering med teamet vil føre til en strømlinjeformet første dag som gjenspeiler en følelse av organisering, teamarbeid og en generell toppkultur.
Gjøremålsliste:
- Lag en onboarding-sjekkliste for den nyansattes første dag. Dette bør være ganske standard på tvers av stillinger. Som et minimum inkluderer det:
- Kontorplass og verktøy klar (eller varer forhåndslevert hvis fjernkontroll)
- Datamaskin og app-pålogginger er satt
- Onboarding-materiell tilgjengelig
- Møtt av nærmeste leder ved ankomst
- Lag en kort spørreundersøkelse for slutten av den første dagen. Dette viser nyansatte at selskapet bryr seg om dem, noe som reflekterer kulturen.
Vil du rulle ut den røde løperen? Finn ut på forhånd hva den nyansattes favorittmat er og bestill lunsj for to: Den nyansatte og nærmeste leder eller arbeidskamerat. I et eksternt arbeidsmiljø kan dette oppnås med matlevering.
Trinn fire: Gi avklaring med en onboarding-reiseplan
Husker du at du møtte opp den første dagen av en jobb og ikke hadde noen anelse om hva du kan forvente? Den første dagen er allerede en stressende opplevelse. Slipp nervene til den nyansatte ved å gi dem klare forventninger til hva de kan forvente i løpet av onboardingsperioden.
Gjøremålsliste:
- Lag en to-ukers utsikter for å inkludere og inkludere så mange detaljer som mulig for å la nye ansatte vite hva de kan forvente. Dette kan være i form av en pakke (på det mest grunnleggende nivået), presentasjon eller nettside.
- Inkluder en "hvem du skal kontakte"-liste og informasjon for å navigere i de første ukene.
- Kutt reiseruten i biter og oppgi en daglig reiserute.
- Lag korte undersøkelser for slutten av hver uke.
Fase 3: Onboarding av ansatte i de to første ukene
Holdningene og meningene som ble utløst den første dagen vil enten bli styrket eller svekket i løpet av de to første ukene. I løpet av denne fasen vil onboarding-programmet begynne å differensiere seg basert på rollen. Men du kan fortsette å bygge tillit hos alle nyansatte med konsekvente en-til-en-møter.
Trinn fem: Bygg selvtillit med konsekvente en-til-en
En-til-én kan være så enkelt som en rask innsjekking av en arbeidskamerat, veileder, HR eller toppledelsen. Eller de kan være et lengre og mer formelt møte. De bør tilpasses rollen og tidslinjen.
Gjøremålsliste:
- Koordiner med ansattes interessenter for å bestemme deres tilgjengelighet på generelt grunnlag. Lag en mal som inkluderer hvem, hva, når og hvor for innsjekkingene.
- Hvem skal sjekke inn? Medlemmer av ledergruppen bør sjekke inn minst én gang for et raskt, "Hvordan går det?" Den direkte veilederen bør sjekke inn en gang om dagen kort den første uken. Og en arbeidskamerat kan sjekke inn oftere.
- Hva skal man snakke om? Lag en mal slik at onboarding-interessenter vet hva de skal spørre om og hva de skal se etter under innsjekkinger.
- Når vil det skje? Inkluder i tidslinjen din en generell tidsblokk som forstår at det nøyaktige tidspunktet vil endres basert på tidsplaner.
- Hvor møtes? I dagens verden, med ekstern teknologi, kan du møtes hvor som helst. Sett tonen ved å møte på et sted (virtuelt eller personlig) som er i tråd med kulturen.
Fase 4: Overgang til produktivitet
Overgangen fra dette punktet til full produktivitet varierer avhengig av stillingen, men onboardingprosessen for ansatte fortsetter i en syklus med innsjekkinger, tilbakemeldinger og kontinuerlig forbedring.
Trinn seks: Utvikle kontinuerlig forbedring med Checkbacks
Frem til dette punktet har vi dekket de 5 C-ene for onboarding, og nå går vi videre til 6. C: Checkbacks. Introduksjon av ansatte er en prosess med kontinuerlige forbedringer og tilbakemeldinger, eller tilbakemeldinger, og gir den nødvendige informasjonen for justeringer.
Gjøremålsliste:
- Lag undersøkelser for å finne ut hvordan du bedre kan støtte den nyansatte og eventuelle forbedringsmuligheter i onboarding-programmet.
Utnytt teknologi for å lansere Onboarding-programmet for ansatte
Ansattes onboardingopplevelse forbedres når du bruker riktig teknologi. De følgende anbefalingene viser hvordan onboarding-teknologi kan forbedre hvert trinn på veien ved å utnytte de 6 C-ene for onboarding.
Vær krystallklar med nye ansatte angående mål, tidslinjer, roller og ansvar for å utnytte avklaring
Ved å bruke programvare for onboarding, kan du få nye ansettelser satt opp med forhåndsansettelsespapirer.
Dekk konsekvent det grunnleggende for å utnytte overholdelse
En personlig tilgangsportal med informasjon, skjemaer, aktiviteter, gjøremålslister, kart og bilder av teammedlemmer hjelper langt på vei til å lykkes med onboarding.
Gjør den første dagen på jobben spesiell for å utnytte Connection
Onboarding-programvare kan tildele, tilrettelegge og spore nøkkelinteressentermøter med nye ansatte for spesifikke tidsretningslinjer (f.eks. Møt Barbara i finans i løpet av de første 30 dagene på jobben).
Ta en medarbeidersentrert tilnærming i onboarding for å utnytte selvtillit
Onboarding-programvare minner interessenter om å fullføre disse trinnene og gi andre ressurser til ansatte som forberedelse til innsjekkinger, for eksempel undersøkelser, meldinger og oppgavelister.
Engasjer interessenter i planleggingen for å utnytte kultur
Pre-entry onboarding-teknologi er en fin måte å tilpasse nye ansatte til kulturen gjennom meldinger og ressurser levert gjennom integrerte kommunikasjonskanaler.
Bruk milepæler for å sjekke ansattes fremgang for å utnytte tilbakesjekk
Mål fremdriften til programmer over tid med en eNPS (employer net promoter score).
Oppsummering: Seks trinn for å lage onboardingprosessen for ansatte
Du har arbeidet klart for deg, men du kan raskt lage et nybegynnerprogram for ansatte med disse seks trinnene og malene ovenfor. For å oppsummere er de seks trinnene:
- Planlegg på forhånd for overholdelse av førstedagsinstruksjoner og papirarbeid
- Opprett forbindelser før dag én med en veilederintroduksjon
- Reflekter kulturen med en varm velkomst den første dagen
- Bygg selvtillit med konsekvente en-til-en
- Gi en avklaring med en reiserute
- Fortsett fremgangen med tilbakesjekker
Start i dag
Du har alt du trenger for å starte onboarding. Ingen unnskyldninger, ingen forsinkelser.
Microsoft Teams